Conseils sur la constitution du dossier de promotion – Compte rendu de la séance d’information du 26 avril 2012

Comme le prévoit la convention collective, le SGPUM a tenu en 2012, en collaboration avec le Bureau du personnel enseignant (BPE) et le comité d’évaluation, une séance d’information sur la constitution et l’évaluation du dossier de promotion.

La rencontre était animée par Mme Marion Vacheret, professeure agrégée à l’École de  criminologie et présidente du Comité de formation et mobilisation syndicales.

Les différents conférenciers étaient :

  • Mme Marion Vacheret, 2e vice-présidente du SGPUM.
  • M. Jean Portugais, président du SGPUM.
  • Mme Anne-Marie Boisvert, vice-rectrice aux ressources humaines. Celle-ci a formulé un certain nombre de conseils généraux que nous reprenons dans la première partie de ce compte rendu.
  • M. Guy Lemay, professeur titulaire à la Faculté de médecine et président substitut du Comité d’évaluation.

Dans un premier temps, le processus de promotion ainsi que les critères d’évaluation ont été présentés. Dans un deuxième temps, les participants ont échangé sur divers éléments tant du processus que de l’évaluation elle-même.


LE PROCESSUS ET LES CRITÈRES

MME MARION VACHERET:



MME ANNE-MARIE BOISVERT:

 
CONSEILS SUR LA LETTRE DE PRÉSENTATION QUI ACCOMPAGNE LE DOSSIER

  • La lettre de présentation est importante pour indiquer les éléments du contexte qui expliquent certains aspects particuliers du dossier du professeur.
  • Il convient d’y souligner ce dont on est le plus fier et d’éviter de s’y dévaloriser.
  • Cette lettre doit être conçue en pensant, entre autres, aux évaluateurs extérieurs à la culture de son département ou de sa discipline.
  • Le professeur ne doit pas hésiter à échanger avec son directeur et son doyen avant la rédaction de cette lettre, et à lui faire des suggestions quant aux aspects à mettre en relief ou en contexte – par exemple : souligner le facteur d’impact ou le statut d’une revue dans laquelle le professeur a publié; indiquer quelles sont les possibilités propres à la discipline ou au domaine du professeur en ce qui a trait à la charge d’encadrement aux études supérieures; mentionner qu’un professeur donne un cours que les étudiants ont depuis toujours tendance à détester, afin de relativiser les évaluations d’enseignement négatives que celui-ci pourrait avoir obtenues sans égard à la qualité de sa prestation.

CONSEILS SUR LES LETTRES D’ÉVALUATEURS EXTERNES

  • Selon la convention collective, il n’est pas obligatoire de fournir des lettres provenant d’évaluateurs externes, mais cette pratique est tellement répandue qu’elle tend à s’imposer dans les faits. Ces évaluations externes représentent l’éclairage des pairs et elles sont prises au sérieux.
  • À partir d'une liste de noms suggérés par le professeur, il revient au directeur ou au doyen de solliciter les lettres de recommandation en appui au dossier d’un candidat. Les règles concernant les conflits d’intérêts ne sont pas précisées dans la convention collective, mais il faut éviter de solliciter des lettres de recommandation de personnes qui sont trop près du candidat – par exemple, des cochercheurs réguliers ou d’anciens étudiants.
  • Solliciter avant l’été les lettres d’appréciation et préparer son dossier à cette fin. Il est prudent de solliciter les lettres d’appréciation d’évaluateurs externes avant l’été, un repère pratique étant la St-Jean-Baptiste. Pour cela, le professeur devrait être prêt à fournir dès cette date aux évaluateurs les portions pertinentes de son dossier. Il est judicieux d’inclure à leur intention des tirés à part de ses publications, afin de leur éviter des pertes de temps ou des recherches infructueuses.

 

M. GUY LEMAY:


QUESTIONS ET DISCUSSIONS

 CONTENU DU DOSSIER DÉPOSÉ

DOCUMENTS REQUIS

Faut-il éviter que le dossier dit d’évaluation soit trop volumineux? Y a-t-il des éléments que l’on devrait exclure du curriculum vitae ou de l’ensemble du dossier?

M. Jean Portugais : Il faut surtout s’assurer que le dossier se limite aux réalisations du professeur durant la période qui fait l’objet de l’évaluation, soit la période écoulée depuis sa dernière promotion. Mais attention, le candidat est toutefois justifié d’inclure, s’il le juge pertinent, les années reconnues pour fins de promotion si celles-ci figurent dans sa lettre d’embauche.

Mme Anne-Marie Boisvert: Le fait d’inclure des réalisations qui ne correspondent pas à la période évaluée peut être un irritant. Quant à son portefeuille de publications, il doit être disponible au département ou à la faculté, mais on ne le joint pas au dossier. Par ailleurs, les lettres d’appréciation de la part d’étudiants ne sont pas des pièces reconnues pour l’évaluation de la contribution scientifique d’un professeur.

Faut-il obligatoirement inclure les activités réalisées durant les années reconnues aux fins de promotion?

Mme Boisvert : Ce qui importe, d’abord, c’est d’être clair. Ensuite, il faut bien évaluer l’incidence de ce choix. Si on étend la période, il y a toujours le risque que les réalisations deviennent plus « diluées ».

PÉRIODE DE PRISE EN COMPTE

Comment la période d’évaluation pertinente est-elle délimitée exactement? Pour une titularisation, par exemple, faut-il constituer un dossier correspondant aux activités depuis la demande d’agrégation ou depuis l’obtention de l’agrégation? Compte tenu des délais du processus, ne risque-t-il pas y avoir un black out d’une année?

Mme Boisvert : On peut inclure l’année qui précède l’obtention officielle de la promotion, dans la mesure où certaines réalisations ne figuraient pas dans le dossier de la demande de promotion précédente. Toutefois, dans le cas d’une titularisation, le comité s’intéressera surtout aux six dernières années si le candidat présente sa demande de titularisation plus de six ans après son agrégation.

M. Richard Warren (représentant des professeurs sous octroi au SGPUM) : Dans le même ordre d’idée, pour les professeurs sous octroi qui n'ont pas d'échéance fixe pour faire la demande d'agrégation, les 5 dernières années seraient principalement considérées si le candidat est adjoint depuis plus de 5 ans lors de la demande d’agrégation ou les 6 dernières s’il est agrégé depuis plus de 6 ans lors de la demande de titularisation.

ARTICLES EN PRÉPARATION

Doit-on annoncer dans son curriculum vitae un article en préparation et que l’on prévoit avec certitude avoir soumis pour publication avant que le processus d’évaluation soit vraiment commencé?

Mme Marion Vacheret : Selon la convention collective, le dossier doit être déposé au plus tard le 15 août, mais exceptionnellement, après entente avec le directeur du département, le professeur peut le déposer jusqu’au 15 septembre. Cette prolongation du délai pourrait être utile dans la situation décrite. Par contre, la date limite de dépôt pour les professeurs sous octroi est le 15 septembre.

ENSEIGNEMENT ET ENCADREMENT

Peut-on inclure dans la description de nos activités d’encadrement le nombre d’étudiants aux cycles supérieurs que l’on prévoit diriger à partir du trimestre qui est sur le point de s’amorcer au moment où le dossier est déposé.

M. Portugais : Ces activités d’encadrement peuvent être incluses dans la mesure où les étudiants en question sont bel et bien inscrits.

Faut-il joindre au dossier les commentaires provenant des évaluations de l’enseignement par les étudiants?

Mme Boisvert : Jamais.

M. Portugais : Jamais.

LETTRES DES ÉVALUATEURS EXTERNES

Considérant la nécessité d’éviter les conflits d’intérêts, faut-il vraiment exclure toutes les personnes avec lesquelles on a publié? Une telle exigence ne nous prive-t-elle pas des points de vue des personnes les mieux placées pour établir la valeur de nos contributions?

Mme Boisvert : Il faut se servir de son jugement et veiller à ce que la crédibilité des évaluations ne puisse être mise en doute. Quand les circonstances sont particulières, par exemple si le candidat travaille dans un domaine de recherche très pointu et connu d’un très petit nombre de spécialistes à l’échelle mondiale, il faut le mentionner dans sa lettre de présentation. Et il sera certainement important, alors, que le directeur justifie dans sa lettre le choix des évaluateurs.

Est-ce que les lettres de recommandation doivent provenir de professeurs qui ont le rang de titulaire?

M. Portugais : Il n’existe pas de règle écrite à ce sujet, mais il s’agit de l’un des aspects possibles de la pertinence d’une recommandation.

SUBVENTIONS

Est-il essentiel d’avoir des subventions en cours pour obtenir une bonne évaluation? Cet aspect est inquiétant, quand on sait qu’il est de plus en plus difficile d’obtenir des subventions.

M. Portugais : Il est bien vu d'avoir des subventions de recherche. Toutefois, il faut savoir que, selon les guides d’évaluation en annexe à la convention collective, il s’agit d’un indicateur des activités de recherche et non d’une exigence pour obtenir une promotion.

Mme Boisvert : Ce qu’une subvention a de rassurant, lorsqu’on évalue un dossier, c’est que la recherche du candidat a été appréciée positivement par un comité de pairs.

Doit-on mettre au dossier les projets de recherche ayant été « recommandés et non financés »?

M. Portugais : Oui, cette information peut faire partie du dossier. La réponse, même si elle est négative, constitue une reconnaissance par les pairs de la qualité de votre recherche.

Mme Boisvert : Il n’est pas nécessaire, cependant, d’inclure comme preuve la lettre de réponse à la demande de subvention. On croit le professeur sur parole.

Doit-on inclure une subvention obtenue un an avant la dernière promotion mais dont la durée est de trois ans?

M. Portugais : Oui.

Faut-il inclure un résumé de nos protocoles de recherche?

M. Lemay : Non, pas normalement.

PUBLICATIONS

Dans le guide pour l’évaluation des activités de recherche, en annexe à la convention, différents types de diffusion des résultats de la recherche sont énumérés. Le sont-ils par ordre d’importance?

Mme Boisvert : Un livre publié par une maison d’édition aura plus de valeur qu’un livre publié à compte d’auteur. Un article publié dans une revue avec comité de pairs aura plus de poids qu’en l’absence d’un tel comité. Un colloque international sera plus reconnu qu’un débat-midi de son département. Au-delà de ces évidences, la valeur des différents types de publications dépend des disciplines.

M. Portugais : Effectivement, cet aspect n’est pas codifié dans le guide. Le professeur doit mettre en valeur ses publications dans sa lettre de présentation en expliquant le contexte de sa discipline.

Il arrive que l’on ne sache pas exactement sous quelle rubrique classer telle ou telle publication ou distinction. Que faut-il faire alors?

M. Portugais : Il peut être utile de prendre l’avis de collègues. Le SGPUM fournit aussi un counseling à ses membres qui le demandent.

M. Lemay : Souvent les dossiers sont refusés parce qu’ils sont mal constitués. Par exemple, certains vont mentionner avoir obtenu une subvention de 100 000 $ pour 5 ans, sans préciser si le montant est annuel ou pour toute la période. Il peut être profitable de faire vérifier son dossier par un collègue ayant sa titularisation.

Mme Boisvert : Quand une publication peut être classée à deux endroits, il peut être apprécié d’en faire mention à ces deux endroits, mais en indiquant qu’elle se retrouve ailleurs. Il est important de ne pas « gonfler » ses réalisations. Par exemple, si un article a été traduit dans plusieurs langues, il peut être intéressant que souligner qu’il a fait l’objet de traductions, mais il ne faut pas donner l’impression qu’il s’agit de plusieurs articles différents.

PROCESSUS

COMITÉ D’ÉVALUATION

Est-il déjà arrivé que l’avis d’un doyen soit renversé?

M. Portugais : Oui, il arrive que l’avis d’un doyen soit renversé. Concernant d’éventuels avis défavorables, il ne faut pas oublier qu’à chaque étape le professeur peut obtenir les pièces qui s’ajoutent à son dossier et qu’il a le droit d’y répliquer, que ce soit pour corriger des faits, ajouter de l’information ou apporter un commentaire.

À quel moment a lieu la rencontre avec le comité d’évaluation pour les personnes qui font appel?

M. Guy Lemay : Les rencontres ont lieu entre avril et mai, et se terminent en général avant le 1er juin. Plus urgentes, les demandes de renouvellement sont traitées en premier, en avril.

LE PROCESSUS ACCÉLÉRÉ

À quoi peut s’attendre un professeur adjoint qui envisage la possibilité de faire une demande de promotion accélérée?

Mme Boisvert : La convention collective reconnaît le droit de demander l’agrégation avant d’avoir complété cinq années de service au rang d’adjoint. Des promotions sont effectivement accordées dans de telles circonstances, mais il faut vraiment que le dossier présente des qualités exceptionnelles. Le professeur qui souhaite obtenir une promotion accélérée doit clairement indiquer et justifier cette intention au moment de présenter sa demande. Il devra en outre démonter qu’il se démarque de façon importante et qu’il a dépassé les exigences associées à la promotion. Le désir pour une unité de retenir les services d’un professeur n’est pas une justification acceptable.

M. Portugais : Il est important de prendre en considération que le professeur qui demande une promotion avant d’avoir complété les années de service normalement requises n’a pas les même recours en cas de refus. S’il n’obtient pas de recommandation favorable à l’échelle de sa faculté, il ne peut demander que son dossier soit transmis au Conseil de l’Université (CP 5.08). Si sa promotion est refusée, il ne peut non plus faire appel auprès du comité d’évaluation (CP 5.10).

CAS PARTICULIERS

DOUBLE RATTACHEMENT

Un professeur rattaché à deux unités doit-il fournir des pièces justificatives provenant de ces deux unités ou simplement faire mention de son double rattachement dans sa lettre de présentation?

M. Portugais : Il faut vérifier dans quelle mesure la diversification des activités du professeur correspond bel et bien à un double rattachement, car cette situation est assez rare. Quand un professeur est rattaché à une unité secondaire depuis au moins deux ans, il joint à son dossier principal un dossier concernant ses activités dans cette unité secondaire, en incluant les avis et recommandations provenant de celle-ci. Le professeur qui le juge pertinent peut joindre à son dossier principal un dossier correspondant à ses activités dans une unité secondaire même si le délai de deux ans n’est pas atteint, mais il doit en aviser le directeur de l’unité secondaire. (CP 4.04)

PARCOURS MULTIDISCIPLINAIRE

Comment s’assurer que notre dossier est bien compris quand on a un parcours qui touche plusieurs disciplines?

M. Portugais : Il faut toujours se rappeler que, selon la convention collective, l’évaluation du dossier doit être faite « en tenant compte du contexte de réalisation de la charge ». Dans cette optique, il demeure important que ces circonstances soient bien expliquées dans la lettre de présentation du professeur et que cet aspect soit discuté entre le professeur et son directeur afin que les explications pertinentes figurent aussi dans la lettre de ce dernier.

Mme Boisvert : Le comité d’évaluation a l’habitude de se pencher sur ce type de dossiers. Il est toutefois essentiel de lui fournir les éléments du contexte qui lui permettront d’en faire une juste évaluation.

PROFESSEURS SOUS OCTROI

Comment sera considéré le dossier d’un professeur sous octroi auquel on a reconnu des années d’expérience aux fins de la promotion mais qui a eu peu l’occasion de démontrer ses qualités d’enseignant depuis son embauche?

M. Richard Warren (représentant des professeurs sous octroi au SGPUM) : Habituellement, la part la recherche et celle du rayonnement sont plus importantes lors de l'évaluation du dossier des professeurs sous octroi que pour celle des professeurs réguliers. Dans ces conditions de réalisation de la tâche, il devrait suffire de démontrer que l’on peut enseigner.

CONGÉ DE MATERNITÉ

Est-ce que le fait qu’une professeure à pris un congé de maternité est pris en considération dans l’évaluation de son dossier?

Me Kathleen Cahill (conseillère juridique du SGPUM): Il est judicieux de prendre connaissance des nouvelles dispositions liées aux congés parentaux, en particulier la clause AS 6.42, qui permet au professeur ayant eu un congé parental d’ajouter à son dossier une rubrique intitulée « Professeur avec obligations parentales ou familiales ». Les diverses instances universitaires doivent dans ce cas tenir compte des obligations parentales ou familiales décrites, sans toutefois négliger de s’assurer que l’accomplissement de la charge de travail du professeur rencontre les conditions prévues à la convention. Par ailleurs, le professeur qui a pris un congé de maternité, d’adoption ou parental peut, selon la durée du congé, voir son engagement prolongé d’une ou de deux années (avec rétroactivité correspondante).

CIRCONSTANCES PARTICULIÈRES

Doit-on expliquer dans sa lettre de présentation des circonstances particulières personnelles qui ont pu avoir une incidence sur la qualité de son dossier?

M. Portugais : Une certaine prudence est de mise, car il faut éviter de se dénigrer soi-même. Plusieurs ont tendance à devenir leur propre arbitre, alors qu’il faut laisser ce rôle aux évaluateurs.

Mme Boisvert : Certaines circonstances particulières peuvent en effet être mentionnées. Faudrait-il, par exemple, indiquer que l’on a eu un enfant gravement malade? En cas de doute, il serait judicieux d’en discuter avec son directeur, qui pourra intégrer ces circonstances dans une évaluation positive. Le professeur doit vraiment éviter d’être d’entrée de jeu sur la défensive.


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