L'année d'étude et de recherche (sabbatique)


Aperçu général

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L'année d'étude et de recherche (sabbatique) est accordée à un professeur agrégé ou titulaire afin de lui permettre de renouveler et d'enrichir ses connaissances ou de se consacrer uniquement à ses activités de recherche. Le professeur doit prendre l'initiative d'adresser cette demande par écrit à son directeur.

Généralement, l'année d'étude et de recherche se déroule dans un milieu de recherche ou d'enseignement autre que l'Université de Montréal. Cependant, sur demande justifiée du professeur, l'Université peut l'autoriser à prendre cette année d'étude et de recherche à l'Université de Montréal.

L'année d'étude et de recherche n'est pas accordée au mérite. Tous les professeurs qui y sont admissibles et qui s'acquittent des conditions générales – en ce qui a trait principalement aux années de service – établies dans la convention collective y ont droit.

Selon qu'il s'agit d'une d'étude et de recherche de 6 mois ou de 12 mois, le professeur reçoit 100 % ou 90 % de son traitement pendant la période concernée. Afin de bénéficier de certaines dispositions de la loi de l'impôt sur le revenu, le professeur peut avoir avantage à convertir une partie de son salaire en subvention de recherche durant son d'étude et de recherche.

La durée

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L'année d'étude et de recherche est d'une durée de douze mois ou de six mois. Elle débute le 1er juin ou le 1er janvier.

À la demande du professeur, l'année d'étude et de recherche peut être scindée en deux périodes de six mois dans une période de six années. La répartition de ces deux périodes se fait après entente, compte tenu de la nature du projet et des besoins d'enseignement.
CP 7.02

L'admissibilité et les conditions à respecter

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Le professeur qui en fait la demande a droit à une année d'étude et de recherche s'il satisfait aux conditions suivantes :

  1. être professeur agrégé ou titulaire;
  2. compter six années de service depuis sa nomination comme professeur adjoint, agrégé ou titulaire à l'Université de Montréal
    ou
    compter six années de service depuis la fin de sa dernière année d'étude et de recherche (ou depuis le 1er juin suivant le début de la première période dans le cas d'une année d'étude et de recherche répartie sur deux périodes de six mois)
    ou
    compter six années de service comme professeur d'université dans un rang a moins équivalent à celui de professeur adjoint, dont les quatre dernières années au service de l'Université de Montréal;
  3. soumettre un plan de travail conforme aux objectifs généraux de l'année d'étude et de recherche (renouveler et enrichir ses connaissances ou se consacrer uniquement à ses activités de recherche);
  4. s'il y a lieu, fournir le rapport d'activité exigé à la suite de sa dernière année d'étude et de recherche ainsi qu'un exposé des retombées de celle-ci.
  5. CP 7.03

Le rapport d'activités
Dans les trois mois suivant la fin de son année d'étude et de recherche, le professeur dépose auprès de son directeur un rapport circonstancié de ses activités. Ce rapport est ajouté à son dossier
CP 7.06
Carrière professorale > Dossier et évaluation

L'engagement à temps plein
Le professeur en année d'étude et de recherche doit se consacrer à plein temps au plan de travail qu'il a présenté. Cependant, il peut participer à des activités occasionnelles telles que conférences, séminaires, etc.
CP 7.11

Les modalités de la demande

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Le professeur qui désire obtenir une année d'étude et de recherche en fait la demande par écrit à son directeur au plus tard le 1er décembre, pour une année d'étude et de recherche débutant le 1er juin suivant, ou au plus tard le 15 avril, pour une année d'étude et de recherche débutant le 1er janvier suivant.

L'Université doit transmettre sa réponse par écrit au professeur dans les 90 jours suivant les délais de présentation de la demande.

La demande doit être accompagnée du plan de travail requis. S'il y a lieu, le rapport des activités et des réalisations de la dernière année d'étude et de recherche et l'exposé des retombées de celle-ci doivent être ajoutés.
CP 7.04
CP 7.03

Le report en raison des besoins de l'enseignement ou de la recherche

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L'Université peut décider de retarder d'un an le début d'une année d'étude et de recherche si l'absence du professeur est incompatible avec les besoins en matière d'enseignement ou de recherche. Une année est alors soustraite du nombre d'années requises pour une seconde demande d'année d'étude et de recherche.
CP 7.05

Il est conseillé dans ce cas d'obtenir une lettre confirmant la demande de l'Université et expliquant la situation, car le professeur qui ne demande pas l'année d'étude et de recherche quand il y a droit retarde la suivante.

Le report à la suite d'un congé de maternité

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Dans le cas de la professeure agrégée qui a bénéficié d'une rétroactivité d'une année de sa promotion à l'agrégation après un congé de maternité, une année est soustraite du nombre d’années requises pour une seconde demande d’année d’étude et de recherche.
CP 7.05
AS 6.43

Le traitement

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Le professeur en année d'étude et de recherche d'une durée de 12 mois ou de 2 fois 6 mois dans une période de 6 années reçoit un montant égal à 90 % de son traitement.Le professeur en année d'étude et de recherche d'une durée de 6 mois reçoit 100 % de son traitement.Dans tous ces cas, s'ajoute le montant des bourses et du financement extérieur obtenus par le professeur.
CP 7.07

Le professeur qui quitte volontairement son emploi pendant l'année d'étude et de recherche ou l'année qui suit le terme de son année d'étude et de recherche rembourse à l'Université la somme d'argent correspondant aux frais que l'Université lui a versés en sus de son traitement.
CP 7.12

Le professeur est toutefois libéré de tout remboursement dans le cas de décès ou d'invalidité permanente le rendant incapable de satisfaire à ses obligations.
CP 7.13

Les frais remboursables

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Sur présentation des pièces justificatives et à la condition qu'ils ne soient pas défrayés par un autre organisme, les frais suivants sont remboursés (normalement dans les 30 jours) par l'Université :

  1. Les frais d'étude pertinents au projet;
  2. Les frais de déplacement, selon les éventualités suivantes :

    • Le tarif d'un billet d'avion en classe économique pour un aller-retour entre Montréal et le lieu principal du séjour pour le bénéficiaire, à condition que le séjour soit d'au moins 6 mois dans le cas d'une année d'étude et de recherche de 12 mois et de 3 mois dans le cas d'une année d'étude et de recherche de 6 mois ou d'une année d'étude et de recherche en deux périodes de 6 mois.
    • Le tarif d'un billet d'avion en classe économique pour un aller-retour entre Montréal et le lieu principal du séjour pour le conjoint et les enfants à charge, à condition que ceux-ci accompagnent le professeur pour une durée d'au moins 4 mois pour une année d'étude et de recherche de 12 mois ou de 3 mois pour les années d'étude et de recherche composées de périodes de 6 mois.
    • Le tarif du billet d'avion en classe économique pour un aller-retour entre Montréal et le lieu le plus éloigné, pour le professeur, s'il est appelé à faire plusieurs séjours à l'étranger d'une durée de totale de plus de 6 mois pendant son année d'étude et de recherche.
    • Le tarif du billet d'avion en classe économique pour un aller-retour entre Montréal et le lieu le plus éloigné, pour le professeur, s'il prend une année d'étude et de recherche à Montréal mais est appelé à séjourner hors du Québec pour une durée totale d'au moins 1 mois.
  3. Des frais afférents à la réalisation du projet jusqu'à concurrence de 3 500$, à la condition que le séjour hors Québec soit d'au moins 1 mois. Ces frais doivent avoir été engagés durant l'année d'étude et de recherche.

    CP 7.09


Le professeur qui prend son d'étude et de recherche à l'étranger selon une des conditions ci-dessus et qui reçoit d'un organisme extérieur le remboursement de ses frais de déplacement entre Montréal et son lieu principal de séjour reçoit de l'Université un montant forfaitaire égal aux frais remboursés par l'organisme extérieur  (sur présentation de pièces justificatives). Cependant, le professeur qui a obtenu une bourse ou un financement extérieur n'a pas droit à ce montant.

CP 7.08


Les frais afférents admissibles

Le Bureau du personnel enseignant fournit la liste suivante, non exhaustive, des frais admissibles :

  • Frais d'entreposage (ameublement et voiture);
  • Frais de dédouanement;
  • Frais d'entretien pour la résidence de Montréal (excluant des réparations qui devraient être couvertes par des assurances, des rénovations ou transformatins requises suite à une location. Peuvent être couverts, des frais d'entretien tels que la tonte de pelouse, le déneigement et la surveillance exigée par les assurances.);
  • Frais de déménagement;
  • Frais de scolarité pour le professeur (dans le cadre du projet);
  • Frais liés au transport des bagages;
  • Assurances complémentaires (principalement pour le transport d'appareillage ou de documentation au lieu de la sabbatique);
  • Visas;
  • Permis de travail;
  • Avis de changement d'adresse;
  • Envoi des clés;
  • Procédures d'émigration (photos, traduction, frais de certification);
  • Frais de traduction liés au projet;
  • Achat de livres liés au projet;
  • Logiciels et équipement informatique requis par le projet;
  • Frais d'Internet dans le cadre du projet;
  • Papeterie;
  • Appels téléphoniques interurbains liés au projet;
  • Embauche de personnel du pays d'accueil dans le cadre du projet;
  • Frais de logement, de subsistance et de transport pour les déplacements secondaires (liés au projet) de courte durée (moins de deux semaines) en dehors du lieu de séjour principal.

DRH – Bureau du personnel enseignant, Sabbatique


Le remboursement de frais de déplacement ou de déménagement

Le formulaire suivant doit accompagner toute réclamation de frais de déplacement ou de déménagement d'un membre du personnel enseignant en année d'étude et de recherche.

Le professeur peut bénéficier d'une avance pour le paiement des frais de déplacement et de déménagement si le directeur autorise une « avance sujette à rapport » et si en remplissant le formulaire de réclamation le professeur s'engage à fournir ledit rapport, en même temps que les billets d'avion originaux.

DRH – Bureau du personnel enseignant, Formulaire SPEF-15-C – Formulaire devant accompagner toute réclamation de frais de déplacement ou de déménagement  (pendant l'année sabbatique)


Le remboursement d'achats effectués par Internet

La Direction des finances a prévu un formulaire pour le remboursement d'achats effectués par Internet. Le professeur doit alors certifier que les confirmations de réservation d'hôtel et d'achats reçues par courriel pour lesquels il n'a pas de facture originale font foi de pièces justificatives originales. Il doit présenter la liste desdites dépenses, qui doivent correspondre à celles qu'il a présentées comme  frais de déplacement.

Direction des finances, Demande de remboursement ou de paiement de dépenses dans le cas d'achats effectués par Internet


Le remboursement de dépenses sans pièces justificatives originales

La Direction des finances a prévu un formulaire pour le remboursement de dépenses en cas d'absence de pièces justificatives originales. Le professeur doit alors déclarer que la dépense en question ne m'a jamais été remboursée ou payée, qu'elle a été engagée pour des fins universitaires et que les pièces justificatives ne seront pas soumises pour remboursement ou paiement par l'Université ou un autre organisme, ni utilisées à des fins fiscales.

Direction des finances, Demande de remboursement ou de paiement de dépense dans le cas d'absence de pièces justificatives originales


L'agence de voyage recommandée par le Bureau du personnel enseignant

Les professeurs peuvent trouver des avantages – dont la possibilité d'une avance de l'Université lors d'une réservation – à faire appel à l'agence de voyage Uniglobe Voyages Lexus pour la réservation de transports et de chambres d'hôtel.

Agence Uniglobe Voyages Lexus

La conversion d'une partie du salaire en subvention de recherche

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La loi de l'impôt sur le revenu permet au professeur de déduire de ses revenus certaines dépenses engagées pendant l'année d'étude et de recherche et jugées admissibles.

En vue de bénéficier de ces dispositions, le professeur qui en fait la demande auprès de l'Université peut recevoir une partie de son traitement sous la forme d'une subvention de recherche.
Agence du revenu du Canada, Bulletin IT75R4 – Loi de l'impôt sur le revenu. Bourses d'études, bourses de perfectionnement, bourses d'entretien, récompenses, subventions de recherches et soutien financier
DRH – Bureau du personnel enseignant, Formulaire SPEF-32 –Subvention de recherche (pendant l'année sabbatique)

Au cours de l'année d'étude et de recherche, le professeur qui a ainsi converti une partie de son salaire peut retirer périodiquement des montants, jusqu'à concurrence du montant total de la subvention. Il utilise pour ce faire le formulaire « Honoraires – Bourses – Droits d'auteur » destiné à la Direction des finances.
Direction des finances, Formulaire FGFD-10 –  Honoraires – Bourses – Droits d'auteur »

Les subventions de recherche doivent correspondre à des périodes de 6 mois, soit du 1er juin au 31 décembre et du 1er janvier au 31 mai. Dans le cas d'une d'étude et de recherche de 12 mois, le montant total doit donc être divisé en deux subventions correspondant à chacune des périodes.

Tout le montant converti doit être retiré avant la fin de la période de la subvention de recherche. Une fois traitée par la Direction des finances, la subvention ne peut plus être modifiée ni être reconvertie en salaire, d'où l'importance de faire au départ une juste évaluation de ses besoins.

La partie du salaire transformée en subvention de recherche ne peut pas se rapporter à des dépenses remboursées par d'autres sources. Par exemple, elle doit exclure les frais de déplacement assumés par l'Université.

Le professeur pourra être appelé à produire toutes les pièces justificatives relatives aux frais déclarés dans ce cadre.

L'attribution de la charge de cours

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Le professeur en année d'étude et de recherche doit être consulté sur sa charge de cours pour l'année qui suit au  même titre que les autres professeurs du département ou de la faculté.
TP 3.09
Tâche professorale > Charge de cours : la procédure d'attribution

L'hébergement durant l'année d'étude et de recherche

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Le professeur qui désire louer un logement ou une maison à l’étranger durant son année d’étude et de recherche peut recourir aux sites internationaux conçus pour la recherche et l’échange d’habitation durant les années sabbatiques.

Ces mêmes ressources sont utiles pour rechercher des locateurs universitaires pour sa propre habitation durant une année d’étude et de recherche à l’étranger.

Ces ressources contiennent des offres généralement adaptées aux calendriers universitaires (un, deux ou trois trimestres). Les habitations annoncées sont la plupart du temps meublées – mais pas dans tous les cas.

Habituellement, ces services sont gratuits pour la recherche d’une habitation, mais des tarifs s’appliquent pour publier une annonce.

Voici quelques-unes de ces ressources :
Academic Homes
Sabbatical Homes
Global Home Exchange

Il faut noter, en outre, que plusieurs grandes universités tiennent à jour leur propre banque d’habitations destinées aux professeurs. Ces ressources sont souvent accessibles en ligne.