L'évaluation et le dossier


Aperçu général

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En vertu de la convention collective, l'évaluation n'intervient qu'en vue d'une décision à prendre en rapport avec la progression du professeur dans sa carrière. Elle se fait sur la base du dossier dit d'évaluation, que le professeur a la responsabilité de constituer.

La convention collective précise les pièces qui doivent être réunies dans le dossier dit d'évaluation. Certaines facultés et le comité de promotion du Conseil de l'Université ont produit des guides destinés à aider les professeurs à présenter leur dossier selon les exigences de la convention et pour faciliter le travail des évaluateurs.

En vertu de la lettre d'entente no 9, l'Université tient annuellement, en collaboration avec le SGPUM, des séances d'information sur les critères et les procédures de promotion, d'octroi de la permanence et de renouvellement. Ces séances s'adressent notamment aux nouveaux professeurs et aux professeurs qui préparent un dossier d'évaluation.

L'évaluation statuaire

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L'évaluation n'intervient qu'en vue d'une décision à prendre en rapport avec la progression du professeur dans sa carrière, conformément aux dispositions de la convention collective. Les étapes d'évaluation reconnues sont le renouvellement, la promotion (agrégation et titularisation) et l'octroi de la permanence.
CP 4.02

Dans tous ces cas, on attend du professeur qu'il ait accompli sa charge de travail de façon conforme à l'objectif d'excellence de l'Université. À cet égard, il doit répondre aux critères généraux rattachés aux fonctions du professeur et à la tâche professorale.
Fiches pratiques > Tâche professorale

Des critères d'évaluation spécifiques sont aussi définis pour chacune des étapes de la carrière :
Renouvellement d'engagement
Agrégation
Titularisation
Octroi de la permanence

Le dossier général

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Tout professeur a un seul dossier dans lequel sont versées toutes les informations pertinentes à sa carrière à l'Université. Ce dossier est déposé au secrétariat de son département  ou de sa faculté (s'il n'y a pas de département) de rattachement. Si le professeur est rattaché à une unité secondaire, une copie peut être déposée au secrétariat de celle-ci.Le professeur et le directeur peuvent en tout temps ajouter des pièces à ce dossier, à la condition qu'ils s'en informent mutuellement
CP 4.01

Tout professeur peut, pendant les heures normales de travail, consulter son dossier général en présence du directeur ou de son représentant. Il a le droit d'obtenir une photocopie de toute pièce qui s'y trouve.Aucune pièce du dossier ne peut être retirée, sauf les avis, sanctions ou mesures disciplinaires ou administratives qui deviennent nulles et peuvent être retirées après 2 ans.
CP 4.06

Le dossier dit d'évaluation

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Il appartient au professeur de constituer son dossier dit d'évaluation aux fins du renouvellement d'engagement, de la promotion (agrégation et titularisation) et de l'octroi de la permanence.

Si le professeur est rattaché à une unité secondaire depuis au moins deux ans, il doit aussi constituer un dossier concernant ses activités dans cette unité et le joindre à son dossier principal avant que la première instance en soit saisie.

Le professeur qui présente une demande de renouvellement ou de promotion a jusqu'au 15 août pour déposer son dossier d'évaluation au secrétariat de son département ou de sa faculté. Exceptionnellement, après entente avec le directeur, le dossier peut être déposé jusqu'au 15 septembre.

Sauf les avis et recommandations prévus aux règlements, aucune pièce ne peut être ajoutée au dossier après que la première instance prévue aux règlements en a été saisie. Toutefois, après avoir pris connaissance des avis et recommandations de chaque instance appelée à se prononcer, le professeur peut mettre par écrit les commentaires et observations qu'il juge utiles et les joindre à son dossier.
CP 4.04

Le contenu du dossier
Un dossier dit d'évaluation est constitué des pièces suivantes :

  1. le curriculum vitae et ses mises à jour annuelles;
  2. la lettre d'engagement (pour fins de renouvellement ou d'octroi de permanence) ou la lettre de renouvellement d'engagement (fins de promotion à l'agrégation);
  3. tout rapport d'année d'étude et de recherche (sabbatique);
  4. toute évaluation de l'enseignement faite selon le Guide (annexe VII de la convention);
  5. toute sanction disciplinaire ou tout avertissement non périmé;
  6. toute lettre de recommandation ou d'appréciation conforme à la convention;
  7. les éléments d'information ayant fait partie du dossier du professeur qui s'est vu reconnaître des années pour fins de promotion selon la clause CP 5.05;
  8. toute autre pièce jugée utile aux fins d'évaluation par le professeur à l'exception des publications (qui doivent être disponibles au département ou à la faculté);
  9. toute autre pièce jugée utile aux fins d'évaluation par le directeur et portée à la connaissance du professeur.

CP 4.03

Dans une optique de conciliation travail-famille, le professeur peut ajouter à son dossier une rubrique intitulée « Professeur avec obligations parentales ou familiales ». De façon exhaustive, il y précise les périodes où il s'est prévalu de congés parentaux et familiaux et des responsabilités parentales ou familiales qu'il a assumés ou continue d'assumer ainsi que les contraintes afférentes. L'évaluation de son dossier devra tenir compte des obligations ainsi décrites, étant entendu que le professeur doit répondre aux conditions prévues pour le renouvellement, la permanence et la promotion aux différents rangs dans l'accomplissement de sa charge de travail.
AS 6.42

Des guides offrant des indications détaillées et des conseils sur la préparation du dossier dit d'évaluation ont été produits par le Bureau du personnel enseignant et par la Faculté des arts et des sciences :
DRH – Bureau du personnel enseignant, Dossier de nomination ou de promotion – Guide de présentation (version 2005)
FAS, Éléments de constitution d'un dossier de promotion
FAS, Éléments de constitution d'un dossier d'attribution de la permanence